Miksi perehdytyksen tulisi olla digitaalinen oppimismatka?

Muistele ensimmäistä työpäivääsi ja ensimmäisiä viikkoja uuden työnantajan palveluksessa. Pyörikö mielessäsi ennen kaikkea yrityksen arvoihin, strategiaan, organisaatiorakenteeseen ja laatujärjestelmään liittyvät kysymykset? Vai pohditko enemmän sitä, oletko tehnyt oikean valinnan, miten sopeudut uuteen työpaikkaan ja miten tulet toimeen uusien työkaveriesi kanssa? Voisin kuvitella, että jälkimmäiset kysymykset olivat enemmän pinnalla. Miksi sitten perehdytyksen keskiössä ovat monesti lähinnä ensin mainitut asiat?

Juurisyynä tähän on sokeus työntekijän tarpeille. Yritykset haluavat, että uusi työntekijä on selvillä organisaation toimintatavoista ja käytännön asioista. Tämä on toki sinällään hyvä asia, mutta samalla perehdytys pelkistyy lähinnä tiedon jakamiseksi. Pelkkä tiedon jakaminen tekee perehdyttämisestä pahimmillaan ”to do” listan omaisen luettelon:

Yrityksen arvot – jaettu monisteena.
Työpaikkaruokala – esitelty.
Työterveys – HR pitänyt infon.

Kun listalla olevat asiat on saatu ruksittua, on velvollisuus yrityksen näkökulmasta hoidettu ja perehdyttäminen tehty.

Työntekijän näkökulma eroaa ratkaisevasti työnantajan näkökulmasta

Uuden työntekijän näkökulma onkin sitten ratkaisevasti erilainen. Perehdytystä tutkineen organisaatiopsykologi Christian Harpelundin mukaan uuden työntekijän näkökulmasta katsottuna kyse on muutosprosessista, jossa uusi työntekijä hylkää hänelle tutun työpaikan tai elämän vaiheen (esim. opiskelu) ja siirtyy uuteen ja tuntemattomaan. Tässä vaiheessa päässä pyörii yleensä joukko erilaisia kysymyksiä: olenko tehnyt oikean valinnan? Sopeudunko joukkoon? Tulenko toimeen uusien työkaverien kanssa? Miten minut otetaan osaksi tiimiä? Vastaanko odotuksia ja miten pääsen sisälle työtehtävääni? Harpelund painottaa, että kyse on ennen kaikkea uuden työntekijän kohdalla siitä, miten hän tunteetai miten hän kokee asiat.

Näin ollen Harpelundin mukaan mikään perehdytykseen liittyvä toimenpide ei ole neutraali vaan jokainen toimenpide rakentaa osaltaan uuden työntekijän mielessä joko myönteistä tai kielteistä kuvaa uudesta työpaikasta. Tuhannen taalan kysymys onkin se, miten voimme vahvistaa uuden työntekijän mielikuvaa organisaatiosta, jonne hän on tervetullut, jossa hänet huomataan ja jossa hänen osaamisellaan on käyttöä?

Jos perehdytyksesi olisi ihminen, millaisen ensivaikutelman hän antaisi?

On syytä vielä kertaalleen alleviivata, että uuden työntekijän näkökulmasta keskeistä on se, miten asiat hoidetaan – tai ei hoideta – eikä siitä, miten ne oli tarkoitus hoitaa. Työurani aikana olen nähnyt tosielämän tilanteita, joissa kukaan ei ole varautunut siihen, että yrityksessä aloittaa uusi työntekijä, eikä esimies ole näin ollen ollut edes paikalla uuden työntekijän saapuessa ensimmäisenä päivänä töihin. Minkälaisen tunnereaktion tällainen tilanne saisi aikaan sinussa, jos olisit tämä uusi työntekijä? Vai oletko jopa omakohtaisesti kokenut jotain vastaavaa? Vaikka tällainen toiminta ei varmasti ole ollut suunniteltua, on vahinko jo tapahtunut. Ensivaikutelmalla on näissä tilanteissa aivan yhtä suuri vaikutus kuin tilanteissa, joissa tapaamme uusia ihmisiä. Ensivaikutelman muuttaminen puolestaan kestää usein pitkän aikaa.

Rakenna perehdytyksestä merkityksellinen oppimismatka

Miten sitten tulisi suunnitella perehdytys, jossa työntekijän näkökulma tulee huomioiduksi? Harpelundin ehdottaman mallin takana on amerikkalaisen kirjailijan Daniel H. Pinkin teoria motivaation psykologisista mekanismeista, jotka perustuvat ihmisen kolmeen perustarpeeseen. Näitä ovat

mahdollisuus ymmärtää tekemänsä työn merkityksen
mahdollisuus hallita tekemistään
mahdollisuus oppia ja kehittyä

Harpelundin johtoajatuksena on, että perehdytys tulee rakentaa näiden kolmen perustarpeen näkökulmasta vastatakseen muutosprosessissa olevan uuden työntekijän tarpeita.

Perehdytyksen toteutuksessa voidaan käyttää erilaisia aktiviteetteja. Tällaisia ovat esimerkiksi luettavaksi tarkoitettu materiaali, video tai HR:n pitämä info. Näissä kaikissa on kyse tiedon jakamisesta. Kun perehdytyksen näkökulmaa laajennetaan työntekijälähtöiseksi, on käyttöön otettava myös toisenlaisia aktiviteetteja. Harpelundin mukaan niitä voivat olla esimerkiksi tapaamisaktiviteetit (joko kasvokkain tai virtuaalisesti), oppimisaktiviteetit, sparrausaktiviteetit tai tulosten aikaansaamiseen keskittyvät aktiviteetit. Perehdytys onkin luontevaa nähdä oppimismatkana, eikä tietoiskuna. Nykykäsityksen mukaan tehokas oppiminen onnistuu harvoin vain ottamalla vastaan tietoa. Yhä tärkeämmäksi nähdään esimerkiksi oppijaa aktivoivien menetelmien käyttäminen. Ja eikö perehdyttämisessä ole kyse pitkälti uuden oppimisesta?

Pelkkä olemassaolevan perehdytysmateriaalin digitalisointi ei riitä

Organisaatiolähtöinen toimintamalli näkyy myös välineissä ja järjestelmissä, joita perehdytyksen apuna tällä hetkellä monesti käytetään. Tyypillisesti perehdytyksen apuna käytetään HR-järjestelmiä tai yrityksen intraa, jotka on suunniteltu pääasiassa tiedon jakamiseen. Työntekijän näkökulmasta rakennettu perehdytys tarvitsee tuekseen kuitenkin ratkaisun, joka mahdollistaa esimerkiksi vuorovaikutukseen, osaamisen testaamiseen ja materiaalin (kuvat, videot tms.) kaksisuuntaiseen jakamiseen liittyviä toimintoja.

Toinen keskeinen asia liittyy käytettävyyteen. Perehdytystä tukevan digitaalisen ratkaisun tulisi olla helppokäyttöinen ja mobiilikäyttöä tukeva. Esiperehdytyksen – eli ennen ensimmäistä työpäivää alkavan perehdytyksen – hyödyntäminen edellyttää puolestaan usein ratkaisua, jota on mahdollista käyttää ilman että henkilölle on luotu käyttäjäoikeudet yrityksen järjestelmiin. Näin ollen nykyisen perehdytysmateriaalin digitalisointi ei riitä, mikäli perehdytyksen näkökulmaa halutaan laajentaa. Esimerkiksi meillä Loikalla käytetään digitaalista oppimisalustaa Promotea perehdytysratkaisujen alustana.

Muuta näkökulmaa, niin muutat perehdytystä

Perehdytyksen keskiössä tulisi aina olla uusi työntekijä. Uuden työn aloittaminen on työntekijän näkökulmasta aina muutosprosessi, johon liittyy paljon odotuksia, paineita ja monenlaisia tunteita. Työnantaja tekee palveluksen niin uudelle työntekijälle kuin itselleen, mikäli hän pystyy tukemaan uutta työntekijää tässä prosessissa.

Työntekijän näkökulmasta katsottuna perehdytysprosessin tulisi sisältää tiedon jakamisen lisäksi myös aktiviteettejä, jotka liittyvät yhteyksien luomiseen, vuorovaikutukseen, materiaalin jakamiseen ja osaamisen testaamiseen. HR-järjestelmät ja intrat eivät ole suunniteltu tukemaan tällaisia aktiviteetteja, joten näkökulman muuttaminen tuo mukanaan tarpeen ketterille, digitaalisille ratkaisuille.

Kaipaatko apua perehdytyksen suunnitteluun tai päivittämiseen? Me Loikalla luomme perehdyttämisestä digitaalisia oppimismatkoja, jotka ovat aina työntekijälähtöisiä. Löydät yhteystietomme täältä.

KIRJALLISUUTTA
Harpelund, C. (2019). Onboarding.Getting New Hires off to a Flying Start.