Lisää kasvuvauhtia Acevelle yhtenäistetyillä toimintatavoilla ja prosesseilla

Huimaa vauhtia kasvava Aceve sai Loikka Solutionsista kumppanin toimintatapojen ja prosessien yhtenäistämiseen, uusien liiketoimintojen haltuunottoon sekä ristiinmyynnin mahdollistamiseen. Vuonna 2023 alkanut yhteistyö jatkuu edelleen.

Aceve on SaaS-teknologiayhtiö, joka tarjoaa pilvipohjaisia, tekoälyyn nojaavia ohjelmistoratkaisuja rakennusaloille. Aceve toimii Ruotsin, Suomen, Norjan ja Tanskan lisäksi Saksassa, ja sen kasvuvauhti on hurja: vuonna 2024 se kasvoi neljällä uudella yhtiöllä ja vuoden 2025 ensimmäisellä puoliskolla yhtiöitä on hankittu jo kaksi lisää. Tavoitteena on jatkaa kasvua ja laajentumista sekä orgaanisen kasvun että strategisten yritysostojen kautta.

Hajanainen data ja siiloutuneisuus hidastavat kasvua

Yritysostojen myötä Acevella tuli tarve yhtenäistää järjestelmiä. Aceven Head of Operations Jonas Ostlund kertoo, että Aceven yritysostojen kautta hankkimilla uusilla yhtiöillä oli kaikilla käytössä eri toimintamallit ja CRM-järjestelmät. Käytännössä tämä tarkoitti, että data oli hajallaan eri järjestelmissä ja eri maiden yhtiöt toimivat omissa siiloissaan, mikä hankaloitti kokonaisuuden hallintaa ja vaikeutti toiminnan skaalaamista.

Uudet yhtiöt haluttiin saada systemaattisesti mukaan johdon raportointiin ja operatiiviseen tekemiseen. Tavoitteena oli yhtenäistää myynti, markkinointi sekä asiakkuuksien ja projektien hallinta, mikä tehostaisi tilausten ja sopimusten hallintaa ja mahdollistaisi ristiinmyynnin eri tuoteperheiden välillä.

Yhtenäisyyttä helposti monistettavalla ja tarpeisiin mukautuvalla Salesforce-pohjaratkaisulla

Loikan ja Aceven yhteistyön alkaessa vuonna 2023 Aceve tunnettiin vielä nimellä HVD Group. HVD:llä oli Salesforce käytössä Ruotsissa ja Tanskassa, ja tavoitteena oli monistaa Tanskan malli muihinkin maihin templaattina eli pohjaratkaisuna. Kun ensimmäinen yritys monistaa templaattia Suomeen epäonnistui, HVD päätyi vaihtamaan Salesforce-kumppania. Uudeksi kumppaniksi valikoitui Loikka Solutions, jonka tehtävänä oli aloittaa templaatin rakentaminen alusta siten, että se rakennettaisiin ensin Suomeen.

Kun ensimmäinen yritys monistaa templaattia Suomeen epäonnistui, HVD päätyi vaihtamaan Salesforce-kumppania. Uudeksi kumppaniksi valikoitui Loikka Solutions.

Hankkeessa kiinteästi mukana ollut Loikan Head of Sales Samuli Rantala kertoo, että vahvasti yritysostojen kautta kasvavalle yhtiölle on tärkeää luoda M&A eli merge and acquisition -templaatti, jossa yhtiön prosessit, toimintatavat ja mittarointi yhdenmukaistetaan. Tavoitteena Aceven hankkeessa oli luoda pohja perus-CRM:lle, eli ottaa yhtenäistetysti haltuun markkinointi, asiakkuudet, myynti ja projektienhallinta.

Loikka loi pohjaratkaisun, joka otettiin lopulta ensin käyttöön Norjassa loppuvuodesta 2023 ja Suomessa tammikuussa 2024. Näin syntyi templaatti, jota HVD lähti käyttämään asiakashallintajärjestelmänsä pohjana. Sama malli monistettiin muihinkin HVD Groupin ja sittemmin Aceven eri maista ostamiin yhtiöihin ja lopulta myös ruotsalaiseen pääkonttoriin, jossa Loikka auttoi vanhan järjestelmän purkamisessa ja siirrossa uuteen.

Käyttäjät mukaan muutokseen

Vuoden 2024 kesällä Loikan ja Aceven yhteistyö oli kestänyt puolitoista vuotta, ja Aceven hurjan kasvuvauhdin takia kokonaisuus oli paisunut suureksi: järjestelmä käsitti noin 150 käyttäjää kuudesta eri maasta. Jonas Ostlund nimettiin johtajaksi hankkeeseen, jonka tavoitteena on tuoda 15 yhtiötä yhteen – yhdeksi Aceveksi.

Ostlund kertoo, että kun hän aloitti hankejohtajana heinäkuussa 2024, tavoitteena oli yhdistää Aceven silloiset tytäryhtiöt yhdeksi seuraavan kalenterivuoden alkuun mennessä. Tämä tarkoitti suuria sisäisiä uudelleenjärjestelyjä, jotta eri maissa toimivat yhtiöt saataisiin toimimaan yhdenmukaisesti. Systeemit piti saada tukemaan yhtenäistymistä samalla kun Aceve kasvoi viidellä uudella yhtiöllä.

“We needed a partner that could be extremely agile and work with us to make sure we can get things done quickly, enabling us to have a quick start at the beginning of the year as one company”, Ostlund kertoo.

We needed a partner that could be extremely agile and work with us to make sure we can get things done quickly, enabling us to have a quick start at the beginning of the year as one company.

Koska kyseessä on mittava hanke, muutos on vaatinut paljon myös ihmisiltä. Ostlund ja Rantala ovat tavanneet Aceven yhtiöiden väkeä ja käyneet heidän kanssaan jatkuvaa keskustelua varmistaakseen, että uudet prosessit ovat sellaisia, joihin he voivat sitoutua.

Ostlund kiittää Loikkaa joustavuudesta ja siitä, että yhteistyö on ulottunut Salesforcea pidemmälle – yhdessä on työstetty niin prosessien standardisointia kuin muutoksen johtamistakin:

”Actually [Samuli] was more than just a Salesforce consultant. He was a key to defining several of the processes that we have in place today”, Ostlund kertoo.

Yhtenäiset prosessit parantavat valmiutta ottaa haltuun uusia yhtiöitä ja skaalata toimintaa

Ostlund kuvailee Aceven ja Loikan yhteistä hanketta mittavaksi, suorastaan mullistavaksi. Alussa oli eri 13 yhtiötä, joilla oli jokaisella täysin omanlaisensa toimintamallit. Hanke on tuonut nämä eri yhtiöt yhteen ja luonut niille yhtenäiset systeemit, toimintamallit ja prosessit asiakkuuksienhallintaan ja markkinointiin. Nyt Aceven valmiudet ottaa haltuun uusia yhtiöitä ovat hyvät: uudet yhtiöt voidaan tuoda yhtenäisten prosessien alaiseksi jopa parissa kuukaudessa.

Alussa oli eri 13 yhtiötä, joilla oli jokaisella täysin omanlaisensa toimintamallit. Hanke on tuonut nämä eri yhtiöt yhteen ja luonut niille yhtenäiset systeemit, toimintamallit ja prosessit asiakkuuksienhallintaan ja markkinointiin.

Prosessien yhtenäistämisen seurauksena järjestelmään on voitu alkaa rakentaa myös toimintaa tehostavia automaatioita.

Ostlundin mukaan Aceven kaltaiselle nopeasti kasvavalle yhtiölle on tärkeää saada kaikki toimimaan yhtenäisen systeemin sisällä, koska se mahdollistaa näkyvyyden koko organisaation dataan, mikä helpottaa skaalaamista, kun organisaation eri osaset tukevat toisiaan.

Yhtenäistetty systeemi on mahdollistanut sen, että vuonna 2025 Aceve on voinut tehdä suuria sisäisiä uudelleenjärjestelyjä, tehostaa toimintaansa ja nopeuttaa skaalautumista.

Yhteistyö jatkuu

Loikka has worked very well with the team, providing overall support, making quick changes and adaptations, and helping us gradually find our way toward becoming that one company.

Tällä hetkellä hankkeesta vastaa lähes kymmenen hengen tiimi Loikalta ja Acevelta.

Ostlund kertoo, että hankkeessa on edistytty vuoden aikana huimasti, mutta vielä on paljon tehtävää. Perusasetukset Salesforceen on luotu, ja seuraavaksi edessä on prosessien hiomista ja taustajärjestelmien integrointia, jotta järjestelmä olisi myyjille mahdollisimman nopea käyttää. Nopeus on erityisen tärkeää, koska Aceven asiakkuudet ovat verrattain pieniä, mutta myyntivolyymi korkea.

Aceven ja Loikan yhteistyö jatkuu kiinteänä, kun Acevelle rakennettua Salesforce-järjestelmää hiotaan entistä tehokkaammaksi kokonaisuudeksi.